We współczesnym świecie gdzie tempo życia jest naprawdę wysokie, umiejętności i wiedza pozwalające dobrze zarządzać czasem, są naprawdę kluczowe. Pomimo ich ogromnego znaczenia, naprawdę rzadko zdąża się aby ktoś je posiadał, i stosował. Poświeć chwilę na przeczytanie tego artykułu a podzielę się z tobą wiedzą jak dobrze zarządzać czasem, informacje które tu zdobędziesz będą warte tych kilku minut.
Możesz użyć do tego metody 80/20 zwanej też reguła Pareto. Polega ona na tym, że 20% twoich obowiązków odpowiada za 80% rezultatów jakie osiągasz. Teraz musisz zidentyfikować te 20% obowiązków i wykonywać je priorytetowo, na początku swojej pracy. Innym sposobem jest wykorzystane schematu takiego jak poniżej
Najpierw rozpisz sobie wszystkie swoje zadania a następnie wpisz je do odpowiedniej ćwiartki. Kiedy już to zrobisz pamiętaj aby podczas pracy skupiać się na zadaniach z drugiej ćwiartki ,,Ważne i Niepilne”. Dlaczego? Powód jest prosty, kiedy bowiem skupiasz się na pierwszej ćwiartce cały czas dochodzą do niej nowe zadania z drugiej ćwiartki.
Czas przeznaczony na pracę poświęcaj pracy
Może wydawać się to oczywiste, ale mnóstwo ludzi o tym zapomina. Kiedy jesteś w pracy najlepiej byłoby gdybyś nie ucinał pogawędek ze współpracownikami, nie robił co chwilę przerw na toaletę papierosa czy cokolwiek innego. Po prostu poświęć ten czas na wykonywanie uprzednio rozplanowanych obowiązków. Wydaje mi się, że jest to jedna z najważniejszych zasad jeśli chodzi o to jak dobrze zarządzać czasem, ze względu na chociażby to, że nawet niewinna rozmowa wybija cię z rytmu pracy i zmusza do ponownego wdrażania.
Nie bądź niewolnikiem mediów społecznościowych
Nie ulega wątpliwości, że tym co najbardziej marnuje czas w przypadku większości z nas są właśnie social media. W takim wypadku warto by było wylogować się z portali społecznościowych i odłożyć telefon do miejsca w które nie zaglądasz często i wyciszyć go na czas pracy. Pomoże ci to w lepszym skupieniu się na zadaniu i szybszym jego wykonaniu.
Używaj planera
Używanie planera w wersji elektronicznej czy nawet zwykłego zeszytu pomoże ci pamiętać o wszystkim co miałeś zrobić, i uniknąć sytuacji w których na szybko będziesz musiał coś wymyślić, bo nagle przypomnisz sobie o pilnym zadaniu które miałeś wykonać na następny dzień. Inną zaletą tego rozwiązania jest to że pozwoli ci wprowadzić pewną rutynę do dnia.
Skup się na jednym zadaniu
Wielozadaniowość raczej nie pomoże dobrze zarządzać czasem głównie dlatego, że skupiając się na jednym zadaniu jesteś w stanie wykonać je bardziej dokładnie i w krótszym czasie, a kiedy robisz wiele rzeczy na raz to tak naprawdę nic nie zrobisz dobrze. Wielozadaniowość daje pewne złudne wrażenie wysokiej produktywności.
Spróbuj delegować lub automatyzować niektóre obowiązki.
Może okazać się, że sporą oszczędność czasu jak i pieniędzy może ci przynieść automatyzowanie pracy lub delegowanie jej komuś innemu. Nie wszyscy mogą sobie na to pozwolić, ale warto chociaż spróbować poszukać jakiegoś sposobu na zautomatyzowanie swojej pracy, we współczesnym świecie istnieje wiele programów potencjalnie ułatwiających pracę, a z roku na rok pojawiają się nowe coraz bardziej zaawansowane.
Dawaj sobie czas na wykonanie zadania
Zawsze przed wykonaniem zadania ustalaj sobie w jakim czasie musisz je wykonać. Tutaj warto dać jeszcze jedną poradę, jeśli zwykle wykonanie jakiegoś zadania zajmuje ci powiedzmy 3 godziny, do ustal sobie czas 2 godziny na jego wykonanie. Nie przejmuj się jeśli nie zmieścisz się w 2 godzinach, bo może się okazać, że zamiast 3 godzin pracowałeś 2 godziny 30 minut. Z czasem kiedy spokojnie zaczniesz wyrabiać się w 2 godziny to możesz zaniżyć czas jeszcze bardziej np. do 1,5 godziny.
Grupuj podobne zadania
Pogrupowanie zadań jest jest bardzo pomocne aby dobrze zarządzać czasem, z prostego względu. Wykonywanie podobnych działań po sobie, usprawni ich robienie. Przykładowo możesz ustalić, że maila czytasz i odpisujesz 3 razy dziennie o 12 14 i 16. Wyznaczenie czasu kiedy to wykonasz dodatkowo pomoże ci w ciągłym nie zaglądaniu na skrzynkę pocztową.
Podsumowanie
Pamiętaj że czas jest twoim najcenniejszym aktywem, dlatego za wszelką cenę powinieneś przestać go marnować i nauczyć się jak nim dobrze zarządzać. Poniżej zamieszczam listę wszystkich działań w punktach.
- Wyznaczaj priorytety
- Czas przeznaczony na pracę poświęcaj pracy
Nie bądź niewolnikiem mediów społecznościowych
Używaj planera
Skup się na jednym zadaniu
Spróbuj delegować lub automatyzować niektóre obowiązki
Dawaj sobie czas na wykonanie zadania
Grupuj podobne zadania